Les réunions sont un moyen important de maintenir la synchronisation de votre équipe et le bon déroulement de vos initiatives. Que vous ayez besoin de partager des informations, de recueillir des commentaires ou de prendre des décisions, les réunions hebdomadaires du personnel ont une multitude d’effets positifs.

Alors, qu’est-ce qui rend une réunion efficace ? Selon les pro en organisation des séminaire, réunion et activité de team building a Lyon, les réunions efficaces permettent une conversation ouverte qui fait appel aux connaissances, aux compétences et aux perspectives de chaque membre pour résoudre les problèmes et se soutenir mutuellement dans la réalisation des objectifs collectifs.” Cela peut sembler être une définition simple, mais il faut des compétences pour diriger systématiquement des réunions qui correspondent à cette description. Plus vos dirigeants seront capables de diriger des réunions efficaces, plus vous constaterez les quatre avantages suivants au sein de votre organisation.

Engagement et collaboration accrus

Lorsqu’elles sont bien dirigées, les réunions offrent à chaque personne la possibilité de participer et d’apporter sa contribution. Pour susciter l’intérêt de chacun, les animateurs efficaces s’attachent à poser des questions et à orienter la conversation de manière à ce que chacun comprenne que son point de vue et ses idées sont appréciés. Ces discussions peuvent même susciter des séances de remue-méninges en collaboration qui produisent de nouvelles idées et des solutions créatives.

  • Conseil pratique

Lorsque vous préparez une réunion, dressez une liste de questions qui permettront de stimuler la discussion. Si certaines personnes ne prennent pas régulièrement la parole, demandez-leur de partager leurs idées avec le groupe.

Une responsabilisation accrue

Un bon animateur de réunion est capable de créer un environnement dans lequel chacun sent que sa contribution est appréciée. Les participants se sentent ainsi plus à l’aise pour accepter des missions et il est clair que chaque tâche a un impact sur le projet dans son ensemble. S’engager à accomplir une tâche lors d’une réunion a souvent plus de poids que de le faire en tête-à-tête ou par courriel. En disant “oui” à une mission lors d’une réunion, les individus se sentent plus responsables vis-à-vis du groupe et sont plus motivés pour mener à bien leur part du projet. Le fait de consigner les mesures à prendre et les responsabilités au cours de la réunion accroît également la responsabilité personnelle, car l’équipe pourra revoir les tâches assignées dans les notes de la réunion.

  • Conseil pratique

Terminez chaque réunion en résumant la liste des actions à entreprendre, en précisant qui en est responsable et quand les tâches doivent être accomplies. Après la réunion, faites un suivi par e-mail ou par votre outil de gestion de projet pour renforcer les engagements pris.

Un sens commun de l’objectif

En énonçant clairement l’objectif de la réunion et en fournissant un ordre du jour à l’avance, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d’onde quant à la raison de la réunion et à ce qu’il doit faire pour s’y préparer. Un leader compétent utilise ensuite l’ordre du jour pour faire avancer la discussion dans le sens des objectifs de l’équipe. Le fait de partager l’ordre du jour et les objectifs avec l’équipe donne un sens commun à l’objectif, car chacun comprend l’importance de la réunion et la raison pour laquelle il a été inclus. Ce but partagé est motivant à la fois pendant la réunion et après, lorsque l’équipe se disperse pour travailler sur ses actions individuelles.

  • Conseil pratique

Lorsque vous invitez des personnes à une réunion, fournissez un ordre du jour dans l’invitation qui définit clairement les objectifs de la réunion. Pendant la réunion, si la conversation commence à s’égarer, revenez à ces objectifs pour garder la réunion sur la bonne voie.

Opportunités de développement personnel

Une réunion vraiment efficace crée des occasions pour chaque personne de développer des compétences importantes. L’animateur affine ses compétences en matière de leadership en pratiquant des techniques de communication efficaces et en incitant le groupe à respecter ses engagements. Les participants sont en mesure de constater les avantages d’une réunion bien menée et d’adopter les compétences et les comportements modélisés par le leader. Une réunion efficace permet également aux participants de se mettre au défi et d’essayer quelque chose de nouveau. Lorsque les tâches sont discutées et assignées, les participants peuvent se porter volontaires pour prendre en charge le travail qui les intéresse le plus. Même s’ils ont des connaissances ou une expérience limitées, ils peuvent rejoindre un groupe qui leur permettra d’apprendre et de développer leurs compétences dans ce domaine.

  • Conseil pratique

Pour aider les individus à acquérir de nouvelles compétences, associez les nouveaux employés à des membres plus expérimentés de l’équipe et confiez-leur une tâche difficile à accomplir en équipe. Cela permet aux personnes moins expérimentées de profiter de l’expertise de leurs partenaires et d’acquérir de nouvelles compétences de manière solidaire et productive.

Conclusion

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une liste exhaustive de tous les effets positifs des réunions hebdomadaires du personnel, elle vous donne une indication claire qu’ils sont nombreux. En plus de permettre à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde, les réunions bien menées contribuent également à accroître l’engagement, la collaboration, la responsabilisation et le développement personnel. Cependant, tous les dirigeants ne possèdent pas l’ensemble des compétences nécessaires pour diriger une réunion efficace. Heureusement, ces compétences peuvent être enseignées et perfectionnées par la formation et la pratique.

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